文件編號(hào)的問(wèn)題

我們準(zhǔn)備按照1069－2007建立質(zhì)量體系，有個(gè)文件編號(hào)的問(wèn)題，檢定規(guī)程除了蓋受控章，給它單獨(dú)編個(gè)文件號(hào)嗎，如果有兩本一樣的檢定規(guī)程，一本發(fā)給檢定員，一本放在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的資料盒內(nèi)，兩個(gè)規(guī)程都蓋受控章嗎，兩個(gè)規(guī)程上的文件編號(hào)一樣嗎，如果復(fù)印規(guī)程，應(yīng)該怎么管理發(fā)放？

同一個(gè)文件當(dāng)然文件編號(hào)和版本號(hào)是相同的。但是如果發(fā)放，相同的文件就有不同的發(fā)放號(hào)了。無(wú)論是鉛印、曬圖還是復(fù)印的文件，每一個(gè)文件都應(yīng)該有發(fā)放號(hào)和受控標(biāo)識(shí)，至于是否以受控章的形式還是其他形式作為受控標(biāo)識(shí)，完全是組織的權(quán)力。

我們公司在體系管理上沒(méi)有對(duì)檢定規(guī)程等外來(lái)文件再進(jìn)行單獨(dú)的編號(hào)，建立的是外來(lái)文件臺(tái)賬，臺(tái)賬中有狀態(tài)說(shuō)明，對(duì)于檢定員用的檢定規(guī)程檢定員要在文件發(fā)放臺(tái)賬領(lǐng)用人上簽字，對(duì)于所有有效的檢定規(guī)程都要加蓋受控章，不管它放在什么地方，至于復(fù)印的規(guī)程與打印的規(guī)程跟購(gòu)買的規(guī)程管理程序是一樣的。每個(gè)公司的管理模式是不一樣的，只要符合體系的要求就行。

2# 規(guī)矩灣錦苑
您好謝謝您的答復(fù) 。
檢定規(guī)程封面蓋受控章，是手寫文件編號(hào)還是蓋個(gè)文件編號(hào)的章（比如刻個(gè)可以往里面添編號(hào)的章，比如  文件編號(hào)  －     －    這些刻好，直接往里面添編號(hào)），發(fā)放編號(hào)從什么地方體現(xiàn)呢，從規(guī)程封面直接寫上，還是在文件發(fā)放記錄里記下來(lái)。
還有就是以前未建立體系時(shí)發(fā)出去的文件，是不是收回來(lái)編號(hào)，蓋受控章。

1、對(duì)檢定規(guī)程一般還是采用其本身的編號(hào)
2、刻一個(gè)受控章，包括文件編號(hào)和發(fā)放號(hào)，質(zhì)量手冊(cè)和程序文件都有編號(hào)和發(fā)放號(hào)。
3、開列文件清單（按文件的層次）
4、每個(gè)領(lǐng)用人都要簽字（編制領(lǐng)用清單）
5、回收也要簽字確認(rèn)
6、牽涉到管理體系的文件都要受控（包括以前發(fā)出去的）

可能沒(méi)有回答全。:D

發(fā)放編號(hào)從文件受控編號(hào)體現(xiàn)，刻一個(gè)文件受控單，“受控文件 ***號(hào)”其中***手工填寫，然后建立文件發(fā)放清單，以便回收和更換版本時(shí)方便管理，對(duì)于以前發(fā)出去的文件應(yīng)該給予編號(hào)，并加蓋受控章。

4# 口杯
我認(rèn)為6樓的做法是合適的。但是也有的企業(yè)采用以下方法，供大家參考：
      第一種方法：以發(fā)放號(hào)為主要受控標(biāo)識(shí)。在程序文件中規(guī)定，凡是有發(fā)放號(hào)的文件就是受控文件，不再加蓋“受控章”。既無(wú)發(fā)放號(hào)，又無(wú)受控章的文件為非受控文件，在企業(yè)內(nèi)無(wú)效，使用該文件發(fā)生的不良后果由文件使用者負(fù)全責(zé)。
      第二種方法：以有效版本文件目錄為主要受控標(biāo)識(shí)。程序文件規(guī)定技術(shù)文件的歸口管理部門（一般是技術(shù)管理部門或者標(biāo)準(zhǔn)化管理部門）每年對(duì)技術(shù)文件的有效性進(jìn)行確認(rèn)，定期發(fā)出本年度更改、換版、報(bào)廢、新發(fā)布的技術(shù)文件目錄，每3年（也有定5年的）對(duì)有效版本技術(shù)文件的目錄換一次版，有點(diǎn)像測(cè)量設(shè)備的定期計(jì)量確認(rèn)，這個(gè)有效版本目錄就像測(cè)量設(shè)備的合格證，簽發(fā)者為企業(yè)技術(shù)老總。在“合格證”范圍內(nèi)的文件，大家放心大膽地用，不管是買的、下載的、復(fù)印的、還是新華書店出售的標(biāo)準(zhǔn)合訂本上的都可以用。不在有效版本目錄上的文件不準(zhǔn)使用。而文件上的內(nèi)部編號(hào)僅僅是企業(yè)資產(chǎn)管理的標(biāo)識(shí)，代表同一個(gè)文件作為企業(yè)資產(chǎn)擁有的數(shù)量（序號(hào)），并不具有受控含義，哪怕是某《手冊(cè)》報(bào)廢，仍然是企業(yè)的資產(chǎn)，存放在資料室中。