法定計量技術(shù)機構(gòu)車輛管理探討

法定計量技術(shù)機構(gòu)有限的車輛資源，很難滿足越來越多的現(xiàn)場檢測任務(wù)。如何使有限的車輛，通過科學(xué)的管理手段，最大限度地在現(xiàn)場檢測工作中發(fā)揮作用，值得我們探討。
   

一、存在的問題

    技術(shù)機構(gòu)車輛管理一般由后勤主管部門負責(zé)，該部門因不參與業(yè)務(wù)運作，管理車輛常常存在以下問題:一是車輛隨要隨派，有車就走、沒車就等、不分方向、不考慮用戶的緊急程度，效率低、成本高，影響機構(gòu)的信譽度。二是由于技術(shù)機構(gòu)車輛資源有限，現(xiàn)場檢測項目復(fù)雜，專業(yè)分類細致，分散由各實驗室單獨使用車輛也很難滿足現(xiàn)場檢測的需要。三是預(yù)訂車輛和派出車輛全部使用紙介模式，因此車輛出行的透明度不高，可能易使大家對管理部門產(chǎn)生有車不派、派車不當(dāng)?shù)恼`解，影響開拓業(yè)務(wù)的積極性。四是在成本核算時，工作量大，有時管理部門與實驗室統(tǒng)計的數(shù)據(jù)不符。五是耗油量和維修費用記錄全靠平時的手工記錄，車輛使用成本管理不到位，容易造成資源浪費。
   

二、新管理模式的嘗試

    基于以上原因，我院嘗試由業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)車輛的日常管理工作，同時開發(fā)研制了車輛管理系統(tǒng)軟件。該系統(tǒng)分為管理人員使用和用車人員使用兩個子系統(tǒng)，包括用車申請、訂車查詢、派車查詢、車況查詢、里程費用、打派車單、派車管理、信息維護、費用錄入、加油修理等10個功能模塊，前5個模塊由用車人使用，后5個模塊由管理人員使用，操作人員可根據(jù)系統(tǒng)分配的權(quán)限，按密碼進入。車輛管理系統(tǒng)是一個局域網(wǎng)系統(tǒng)，全院所有人員都能通過各個終端查看車輛的預(yù)定信息和出行信息，管理人員和用車人員能夠分別統(tǒng)計查詢相關(guān)費用，更為方便的是管理人員可以根據(jù)客戶的緊急程度及結(jié)合預(yù)定信息進行車輛的總體調(diào)度，切實為全院的業(yè)務(wù)發(fā)展起到了推進的作用。
   

三、科學(xué)管理初見成效

    實施了由管理人員與軟件相結(jié)合的管理方法以后，取得了較好的效果。對于使用車輛的人員來說，首先車輛使用、預(yù)定信息全部公開，用車人員可隨時通過局域網(wǎng)查詢信息來調(diào)整自己的行程，選擇合并用車可以減少成本的支出，選擇單獨預(yù)定車輛可以滿足客戶的及時性要求；網(wǎng)上還有車輛的出行情況，包括每臺車上的人員、聯(lián)系電話、返回時間等，方便內(nèi)部人員的協(xié)調(diào)和溝通，充分滿足了用車人員的需求。對于業(yè)務(wù)工作來說，管理人員在派車時可以根據(jù)預(yù)定車輛的先后順序、車輛當(dāng)前資源、行程路線及客戶的緊急程度合并人員，科學(xué)派車，最大限度地滿足了客戶和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。同時，所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)由軟件自動生成，減少了管理人員的工作強度。此外，通過網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地公示車輛耗油量和維修費用等全部成本支出，調(diào)動了司機節(jié)約成本的積極性，降低了成本，提高了管理的科學(xué)性和有效性。
    這種模式運行兩年以來，我們采用科學(xué)的管理手段，化解了一些不必要的矛盾。一是解決了盲目派車的問題，管理人員可以通過系統(tǒng)給出的預(yù)訂車輛信息，結(jié)合業(yè)務(wù)工作安排和客戶的緊急程度，科學(xué)派車，促進業(yè)務(wù)工作的積極開展。二是解決了管理部門和實驗室之間的矛盾，所有報銷成本均依據(jù)派車單錄入，所有統(tǒng)計結(jié)果由系統(tǒng)自動生成，實驗室人員可以任意查看自己的成本明細。三是解決了管理人員和司機之間的矛盾，成本消耗不是靠估算出來的，而是靠平時的信息統(tǒng)計出來的，令人信服。