計量檢測體系文件管理程序

計量檢測體系文件管理程序

1、目的

對測量控制體系所要求的文件進行控制，確保公司測量控制體系有效運行。

2、適用范圍

本程序適用于對公司測量控制體系文件所需文件的控制。

3、職責(zé)

3.1 總經(jīng)理負責(zé)批準發(fā)布計量手冊。

3.2 管理者代表負責(zé)組織編寫計量手冊和程序文件，審核計量手冊，批準測量控制體系程序文件。

3.3 品管部負責(zé)組織公司的測量設(shè)備自校規(guī)程、試驗規(guī)范、測量作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表式的編制和更改控制，負責(zé)收集測量控制體系有關(guān)的外來文件。

4、工作程序

4.1 測量控制體系文件的分類

按體系文件的層次，可分為三個層次。

a) A層次為計量手冊；

b) B層次為計量檢測體系程序文件；

c) C層次為其他計量文件，包括自校規(guī)程、試驗規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。

4.2 按文件的來源，可分為公司計量行政文件、公司計量檢測體系文件和外來文件：

4.2.1 公司計量行政文件包括：公司對計量組織和管理者代表的任命文件、授權(quán)計量人員的文件、對公司員工就計量檢測體系獎罰處理的文件等。

4.2.2 公司計量檢測體系包括：計量手冊、程序文件、自編的校準規(guī)程、試驗規(guī)范、測量作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表式等。

4.2.3 外來文件包括：計量法律、法規(guī)，有關(guān)計量的國際標準、國家標準、行業(yè)標準、國家計量檢定規(guī)程及來自各供方和顧客提供的計量文件。

4.3計量行政文件的控制

公司的計量行政文件由行政管理部門按行政文件的管理方法進行控制。

4.4 文件編號：

4.4.1根據(jù)《文件編號方法》進行文件的編號。

4.3 文件標識：

4.3.1 公司編制的文件，其文件標識由以下內(nèi)容組成：
a、本公司名稱；
b、文件名稱；
c、文件編號；
d、文件修訂狀態(tài)。
4.3.2 文件名稱由文件編制人員在文件提交審核前確定，文件名稱應(yīng)與文件內(nèi)容相一致；

4.3.3 文件編號由文件管理部門在文件提交審核時確定；
4.3.4 文件修訂狀態(tài)由文件管理部門在文件提交審核時確定；
4.3.5 文件修訂狀態(tài)由版本號和修訂次數(shù)組成，其中版本號按英文大寫字母A、B、C……依次排列，修訂次數(shù)按0、1、2、3……數(shù)字順序排列。
4.5 文件編制：
4.5.1 計量方針、計量目標、計量手冊、計量程序文件由管理者代表負責(zé)組織各部門編制；

4.5.2 產(chǎn)品設(shè)計文件、工藝文件由研發(fā)部負責(zé)組織技術(shù)人員編制；

4.5.3 檢驗文件、產(chǎn)品標準由品管部負責(zé)組織本部門技術(shù)人員編制；

4.5.4 體系運行作業(yè)指導(dǎo)書的編制由各部門按相應(yīng)過程控制程序文件規(guī)定進行。

4.6 文件審批：

4.6.1 計量方針、計量目標、計量手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準；

4.6.2 程序文件由主管該過程部門經(jīng)理審核，該過程涉及到的其它主要部門經(jīng)理會簽，管理者代表批準；

4.6.3 體系運行作業(yè)指導(dǎo)書由編制部門經(jīng)理審核，管理者代表批準；

4.7 文件復(fù)制：

4.7.1 計量管理體系文件、計量行政文件、外來文件經(jīng)審批同意后，由總經(jīng)辦負責(zé)復(fù)制；

4.7.2 文件復(fù)制數(shù)量按分發(fā)數(shù)量加一份存檔控制；
4.7.3 文件管理員在復(fù)制前對照原件原稿校對，確保文件打印無誤；

4.8 文件登記、歸檔：

4.8.1 文件管理部門在文件復(fù)制后，按文件類別登記《受控文件登記表》；

4.8.2 《受控文件登記表》包括：

a． 序號；

b．文件編號；

c．文件名稱；

d．修訂狀態(tài)；

e．編制部門；

f．審批人；

g．日期；

h．檔案號。

4.8.3 文件管理員負責(zé)把文件原稿和一份打印件存檔。

4.9 文件發(fā)放、領(lǐng)用：

4.9.1 文件審批完成后，由文件管理部門根據(jù)文件使用的實際需要確定分發(fā)范圍；

4.9.2 文件復(fù)制、登記完成后，由文件管理員按已確定的分發(fā)范圍進行發(fā)放、登記《文件/資料發(fā)放登記表》；

4.9.3 《文件/資料發(fā)放登記表》按每一個文件單獨登記，其內(nèi)容包括：

a．序號；

b．文件名稱；

c．文件編號；

d．版次；

e．分發(fā)號；

f．領(lǐng)用人；

g．領(lǐng)用數(shù)量；

h．領(lǐng)用時間。

4.9.4 因工作需要領(lǐng)用文件時，由領(lǐng)用人填寫《領(lǐng)料單》經(jīng)部門經(jīng)理確認，文件管理部門經(jīng)理批準后辦理。

4.10 文件保管：

4.10.1 文件管理員負責(zé)存檔文件的保管，按檔案號分類存放，存貯條件應(yīng)滿足防潮、防曬、防雨淋、防火及防蟲害要求；
4.10.2 各部門文件使用人員負責(zé)領(lǐng)用文件的保管，不得隨意在文件上涂改及私自外借，保持文件清晰、完整、易于識別和檢索；
4.11 文件查/借閱：
4.11.1 公司內(nèi)部人員因工作需要跨部門查/借閱文件時，應(yīng)事先征得部門主管同意，方可查/借閱；
4.11.2 公司內(nèi)部人員因工作需要查/借閱存檔文件時，應(yīng)填寫《文件查/借閱登記表》，經(jīng)文件管理部門批準后查/借閱；
4.11.3 公司外部人員按合同規(guī)定查/借閱公司文件時，填寫《文件查/借閱登記表》由公司陪同人員陪同查/借閱。

4.12 文件更改：

4.12.1 文件需更改時，由文件更改申請人填寫《文件更改申請表》注明文件名稱、編號、更改理由、更改內(nèi)容等；

4.12.2《文件更改申請表》由原文件審核部門審核后，交授權(quán)人員批準；

4.12.3 文件更改審批完成后由文件管理部門實施文件更改；

4.12.4 文件更改后，文件管理員在《受控文件登記表》上做相應(yīng)的登記。

4.13 作廢文件控制：

4.13.1 作廢文件由文件管理員負責(zé)收回；

4.13.2 作廢文件由文件管理員在文件首頁蓋“作廢”章；

4.13.3 作廢文件需留存時，由文件管理員在文件首頁另蓋“作廢留用”章；

4.13.4 作廢文件無保存價值時，由文件管理員提出處置申請，填寫《文件處置申請單》，經(jīng)文件管理部門經(jīng)理同意后處置，并由文件管理員填寫《文件/資料銷毀記錄表》；
4.13.5 屬機密性質(zhì)文件，采用銷毀方式處置，非保密性質(zhì)文件，由文件管理員在作廢文件的每頁上加蓋“作廢”章，用于起草文件草稿。
5、相關(guān)文件
5.1 《記錄控制程序》……………………………………………………………HX/QP02
5.2 《文件編號方法》…………………………………………………………HX/QMS01

6、相關(guān)記錄

6.2 《文件/資料發(fā)放登記表》……………………………………………HX/QR01-01

6.4 《文件查/借閱登記表》………………………………………………HX/QR01-02

6.5 《文件更改申請表》……………………………………………………HX/QR01-03

6.6 《文件處置申請單》……………………………………………………HX/QR01-04

6.7 《文件/資料銷毀記錄表》……………………………………………HX/QR01-05

6.8 《受控文件登記表》……………………………………………………HX/QR01-06

6.9 《領(lǐng)料單》…………………………………………………………………HX/QR01-07

[ 本帖最后由 duomeiti 于 2008-5-11 03:10 編輯 ]