論體系建立與運行中的體系文件控制管理

論體系建立與運行中的體系文件控制管理

黑龍江省伊春市質量技術監督局  張文志

發布時間：2008-5-29

　　一、問題的提出
　　體系文件的有效控制管理，是體系有效運行的基礎保證。筆者發現，有相當一部分機構在體系建設時，體系文件控制管理方法不科學，指導性不強，文件管理混亂、受控文件得不到有效控制、失效文件得不到及時更新、修改和廢止，文件流失和誤用失效文件的事件時有發生。這些問題影響了體系的運行質量，因此有必要對體系文件的控制管理進行規范和加強。

　　二、體系文件的控制管理對體系運行的影響
　　1.體系文件的控制管理將影響體系所用文件的符合性和有效性。體系的建立，要求將整個體系文件化，一般包括指導性體系文件和記錄性體系文件兩大類
　　指導性體系文件如管理手冊、程序文件等是體系文件的核心，它描述了機構的性質、組成、宗旨、目標、任務、資源配置、部門(人)職責和聯系等要素，并規定了進行每項工作所必要的依據、責任部門(人)、資源和具體程序；記錄性體系文件是對機構體系運行情況的真實記載，它記錄了每項工作從計劃部署到實施、檢查、改進、問效、完成的全過程，是機構按體系文件要求運行的證明文件。所以，如果在索取和制定指導性體系文件和記錄性體系文件時，不結合機構的實際情況，不遵守體系文件控制管理程序，就會使指導性體系文件和記錄性體系文件與機構的實際不符，失去指導意義，達不到真實準確記載體系運行情況的目的，對整個體系的運行質量和完善效果將產生不良影響。
　　2.體系文件控制管理的符合性將影響指導性體系文件的指導效果
　　
不同機構的內部情況是各不相同的，從機構的性質、組成、資源配置到目標任務的確定都存在著很大差異，在制定指導性體系文件時，必須以機構的實際情況和體系建立的具體要求為出發點，既求形式上的規范化，更求內容上的實用化；既求整體要求的全面性，亦求具體要求的可操作性，使指導性體系文件具有切合實際的指導作用，否則將使指導性體系文件的指導效果大打折扣。
　　3.體系文件控制管理的有效性將影響體系運行的各個環節
　　在體系文件的索取與制定環節，要求機構適時有效地索取體系運行所必須的指導性、政策性外來文件(如政策法規、標準、規范等)，作為體系運行的指導性體系文件，要求機構適時有效地結合機構實際制定體系內部的指導性體系文件(如管理手冊、程序文件等)。在體系文件的審核確認環節，要求機構的領導層根據實用性原則，對索取和制定的體系文件進行篩選和審核，對符合條件的予以確認并批準實施，納入機構體系文件范圍。在體系文件的歸檔環節，要求機構的責任者結合本機構檔案的組成特點，對體系文件進行分類編碼、歸檔備案，并做好保密工作。在體系文件的使用、完善和處理環節，要求機構嚴格按照程序的規定使用和完善體系文件，及時處理廢止文件。

　　三、怎樣有效地進行體系文件的控制管理
　　1.確定體系文件控制管理責任部門(人)及其職責
　　該項工作是體系文件控制管理的前提條件之一。體系文件控制管理是一項業務性強、繁瑣而細致的工作，需要配備具有一定業務能力、責任心、工作耐心細致的人員，并賦予其相應職權。機構可根據現有人員職務、業務能力取向、工作特點等條件，選擇適合該項工作的比較優秀的人員擔當此任，并根據機構人員的整體布局來確定其職責。如果機構的規模較大，也可設置或指派相應部門專管或兼管此項工作。
　　2.確定文件化的體系文件控制管理程序
　　文件化的體系文件控制管理程序是機構進行體系文件控制管理的重要依據和另一前提，機構必須在資源條件允許的情況下，根據自己體系文件組成的特點制定該程序。該程序一般包括以下幾方面:(1)程序的目的和適用范圍，簡要闡述制定程序的目的和該程序在機構中的適用范圍。(2)確定責任部門(人)和職責。(3)從文件索取和制定的范圍、原則、方法、過程等方面提出規定和要求。(4)對文件的意見征集、審核確認和批準實施過程和方法提出規定和要求。(5)確定體系文件的分類編碼、歸檔備案原則和方法，對體系文件的保密提出規定和要求。(6)確定體系文件使用及修改的原則和方法。(7)確定體系文件廢止及銷毀的原則和方法。
　　體系文件控制管理程序制定完成后，由機構的管理層征求機構相關人員的意見，結合意見修改、補充和完善后進行審核確認，無誤后批準實施。
　　3.嚴格按照程序文件的規定進行體系文件的控制管理，在實踐中不斷完善程序內容
　　體系文件控制管理程序批準實施后，關鍵是將其應用到體系的運行當中去，并不斷予以完善，使機構的每名成員真正了解并在工作中嚴格遵守此程序。為此，機構應當經常組織相關人員認真學習該程序；責任部門(人)嚴格按程序控制管理體系文件及時做好記錄的記載；機構領導層及時收集反饋來的意見，適時組織相關人員對該程序進行修訂，以求逐步完善。