成功的審核 增值的審核

成功的審核 增值的審核

　　獲證組織一直在期盼著成功的審核——種讓成功的喜悅有人分享、遇到的困惑有人關(guān)注的審核，一種員工可以輕松面對(duì)、主動(dòng)參與的審核，一種對(duì)組織管理水平的提高有真正意義的審核。筆者在參加某設(shè)計(jì)院的一次監(jiān)督審核時(shí)，就體會(huì)到了這樣的審核。
　　現(xiàn)場(chǎng)審核的首次會(huì)議上，審核組長(zhǎng)首先肯定了該組織近兩年來改進(jìn)管理的做法和管理者代表的“成功的審核”的提法，并介紹了認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出的增值審核服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和基本做法。組長(zhǎng)還代表審核組表示：審核組成員將盡自己所能與受審核組織的員工共同努力，把這次審核做成一次成功的審核，也就是增值審核。
　　按照共同確定的時(shí)間安排，審核有條不紊地進(jìn)行。在與受審核組織領(lǐng)導(dǎo)交流時(shí)，審核員首先肯定了該組織近兩年來的改進(jìn)應(yīng)用了ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于持續(xù)改進(jìn)的原則，策劃和實(shí)施的結(jié)果證明使用的就是標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)采用的過程方法，并就如何衡量過程的結(jié)果是否達(dá)到策劃的目的提出了建設(shè)性意見。由于對(duì)審核動(dòng)機(jī)和做法的交流比較充分，激發(fā)了該組織員工參與審核的熱情。他們對(duì)審核員提出的問題積極思考，對(duì)不太理解的問題，還結(jié)合本組織的實(shí)際工作與審核員進(jìn)行討論。整個(gè)審核過程都是在接受審核的員工們提供證據(jù)的基礎(chǔ)上，以審核雙方共同交流心得體會(huì)的方式進(jìn)行的。審核結(jié)束時(shí)，審核雙方都有意猶未盡的感覺，甚至有人發(fā)出感嘆：原來審核還可以這樣進(jìn)行！
　　通過這次審核實(shí)踐，使筆者對(duì)成功的審核有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。
　　審核雙方都需要激勵(lì)
　　在目前形式化審核盛行的情形下，追求管理體系認(rèn)證的組織在實(shí)踐中，既獲得過成功，也遇到過困惑。他們渴望參與審核，但又擔(dān)心過度的參與會(huì)暴露本組織的不足，因此對(duì)待審核常常持謹(jǐn)慎參與的態(tài)度。審核組如果能夠給予及時(shí)的正面激勵(lì)，就可以激發(fā)其參與審核的熱情。在本次審核中發(fā)現(xiàn)，該組織近兩年來的改進(jìn)，基本上是以管理者代表為首的不滿足管理現(xiàn)狀的管理人員策劃并經(jīng)組織的最高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的活動(dòng)，目的是逐步改善管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。這樣的改進(jìn)是否符合ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)，他們需要得到承認(rèn)。按照管理者代表的話說，他們還沒有敢把這些改進(jìn)成果納入管理體系。審核組的肯定讓他們進(jìn)一步打開思路，他們與審核員共同探討，進(jìn)而提出了對(duì)來年的技術(shù)進(jìn)步的更多、更全面的設(shè)想。審核中，在對(duì)其他管理人員和員工的審核中，審核組采用的也是在肯定原有做法的基礎(chǔ)上，雙方一起來理解標(biāo)準(zhǔn)條文本意的方式，因此，受審核方的戒備心理很快就被消除，并主動(dòng)談起了對(duì)認(rèn)證的體會(huì)等。
　　另一方面，審核員也需要激勵(lì)。正確的激勵(lì)往往會(huì)得到正面的反饋。審核員對(duì)受審核員工的正確激勵(lì)，調(diào)動(dòng)了其參與審核的熱情。這種真誠(chéng)的參與反饋給審核員，又會(huì)激發(fā)審核員的激情。本次審核前，該組織管理者代表向?qū)徍私M介紹本組織近兩年來的改進(jìn)事項(xiàng)，提出“什么是成功的審核”的問題，就是在審核員向他介紹增值審核服務(wù)的基本考慮后做出的。管理者代表的行動(dòng)迫使審核組考慮應(yīng)該采用什么方法、站在什么高度、從什么角度切入審核等符合性審核不太留意的問題。
　　審核成功的主動(dòng)權(quán)在審核員
　　認(rèn)證所具有的擔(dān)保性質(zhì)，決定了審核員在審核過程中的主導(dǎo)地位。一次成功的增值審核需要審核員主動(dòng)營(yíng)造合作、建設(shè)性的氛圍。
　　如果審核員不是機(jī)械地為了避免或減少擔(dān)保的風(fēng)險(xiǎn)去審核，而是把自己作為受審核組織發(fā)展和成功的組成部分，盡可能地抓住一切機(jī)會(huì)，靈活、及時(shí)并有針對(duì)性地對(duì)受審核組織的領(lǐng)導(dǎo)和員工進(jìn)行激勵(lì)，向他們講清楚審核的本來含義，以及增值審核的出發(fā)點(diǎn)和基本做法，使受審核方放下能否通過或保持認(rèn)證的擔(dān)心，就能夠調(diào)動(dòng)起受審核組織的熱情，審核員自身也能受到激勵(lì)。這樣，一個(gè)良性的、互動(dòng)的激勵(lì)循環(huán)就建立起來了。
　　審核應(yīng)有助于　受審核組織的發(fā)展和成功
　　雖然審核的定義是獲取和評(píng)價(jià)證據(jù)的過程，認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)審核員培訓(xùn)時(shí)也一再?gòu)?qiáng)調(diào)，審核不是審訊，不應(yīng)專門去找問題，但為了減少擔(dān)保的風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)施符合性審核時(shí)，審核員的主要精力還是去關(guān)注審核證據(jù)中不符合的線索。審核也往往以受審核方得到大量書面和口頭的不符合項(xiàng)而告終。這種審核嚴(yán)重挫傷了受審核組織的積極性。
　　另外，受審核組織中很少有專門的人員用專門的時(shí)間去研究標(biāo)準(zhǔn)，所以常常把審核員視為這方面的專家，他們真心地希望審核員在審核過程中，能夠?qū)λ麄冏约焊杏X成功的做法給以適當(dāng)?shù)目隙ǎ餐瑢ふ医鉀Q困惑的方法。
　　因此，審核過程中如能用心尋找受審核組織的成功案例，將其作為素材適時(shí)對(duì)受審核組織的員工進(jìn)行激勵(lì)，審核就成功了一半。英國(guó)的蘭?霍金森先生在他《從審核員那里應(yīng)該得到些什么》的文章里也講過：“一個(gè)好的審核員能……對(duì)工作人員業(yè)績(jī)的改進(jìn)給予鼓勵(lì)，可能還會(huì)找出一些公司自身看來非常明顯的問題。”作為受審核組織發(fā)展和成功的組成部分的審核員，在能夠避免或者減少擔(dān)保風(fēng)險(xiǎn)的前提下，應(yīng)該也能夠用足夠的精力與受審核組織的員工共同尋找更有效的管理方法，使受審核組織真正通過審核獲得發(fā)展和成功。
　　保持審核組的連續(xù)性　以便客觀地評(píng)價(jià)審核的效果
　　成功的審核還有賴于審核員對(duì)受審核組織的必要了解。本次審核前，該組織管理者代表與審核組成員長(zhǎng)達(dá)3個(gè)多小時(shí)的交流，審核員提前研究了該組織的改進(jìn)成果和體系文件，這都為成功地進(jìn)行審核奠定了必要的基礎(chǔ)。在審核過程中，該組織的管理者代表多次明確表示，建議保持審核組的連續(xù)性，以便組織能夠與審核組持續(xù)進(jìn)行對(duì)話，一方面驗(yàn)證前次審核的效果，另一方面可有針對(duì)性地共同探索下一步如何改進(jìn)。
　　審核是一個(gè)具有多種不確定因素的過程，以上的體會(huì)也只經(jīng)過少數(shù)幾次審核的驗(yàn)證，希望能夠由此引起各位同仁更多的思考，通過做好組織樂于接受的增值審核，提高認(rèn)證的有效性，提高組織的管理水平。